Co powinna zawierać umowa o zachowaniu poufności (NDA)?

Umowa o zachowaniu poufności (non-disclosure agreement-NDA) to zobowiązanie jednej lub obu stron do nieujawniania określonych informacji uznanych w umowie za poufne.
NDA nie tylko opisuje, jakie informacje podlegają ochronie, ale też wskazuje konsekwencje ich ujawnienia oraz standardy bezpieczeństwa, jakich firma oczekuje od pracownika, partnera biznesowego lub zleceniobiorcy.

Kiedy warto podpisać NDA?

Wbrew pozorom umowa poufności nie jest „opcją dodatkową”, lecz standardem dobrej praktyki w sytuacjach wymagających ochrony danych wrażliwych. Najczęściej zawiera się ją:

• podczas negocjacji biznesowych i rozmów handlowych,
• przy nawiązywaniu współpracy z nowymi kontrahentami,
• w procesie zatrudnienia — szczególnie w branżach technologicznych i kreatywnych,
• w projektach badawczo-rozwojowych (R&D),
• przy udostępnianiu lub sprzedaży własności intelektualnej,
• przy korzystaniu z podwykonawców mających dostęp do systemów lub dokumentacji.

W praktyce zasada jest prosta: jeżeli przekazujesz drugiej stronie informacje, których ujawnienie mogłoby zaszkodzić Twojej firmie, podpisz NDA.

Co powinna zawierać umowa poufności ze zleceniobiorcą?

Prawo nie zawiera szczegółowych przepisów o zakazie konkurencji w relacjach B2B. Całość opiera się więc na zasadzie swobody umów zgodnie z art. 353¹ kodeksu cywilnego. Mówiąc prościej – strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.

Choć NDA może wyglądać różnie w zależności od branży i specyfiki przedsiębiorstwa, pewne elementy powinny znaleźć się w każdej rzetelnie sporządzonej umowie. Oto najważniejsze z nich:

1. Definicja informacji poufnych

To fundament całej umowy. Informacje poufne powinny być zdefiniowane tak, aby obejmowały:

• dane techniczne (np. kod źródłowy, dokumentacja procesów),
• informacje handlowe i finansowe,
• strategiczne ustalenia firmy,
• dane klientów i pracowników,
• know-how przedsiębiorstwa,
• pomysły biznesowe.

Definicja informacji poufnych powinna precyzyjnie odzwierciedlać zakres danych, które rzeczywiście wymagają ochrony w kontekście danej transakcji, umowy, współpracy lub negocjacji. Nie mogą do niego trafiać informacje publicznie dostępne i powszechnie znane, ponieważ wprowadzanie klauzul poufności dotyczących takich treści jest bezcelowe.

2. Zakres obowiązków i standardy ochrony

Umowa powinna jasno wskazywać:

• czego zleceniobiorca nie może robić np. kopiować dokumentów, wynosić dokumentów, przekazywać osobom trzecim, itp.,
• jakie środki bezpieczeństwa musi stosować np. przechowywać informację na służbowych urządzeniach, szyfrować danych,
• krąg osób, którym informacje poufne mogą być przekazane np. współpracownicy, osoby, z którymi podpisano umowę NDA, czy osoby, które zostały zobowiązane do zachowania poufności informacji na innej podstawie,

Dobrze skonstruowana umowa NDA nie tylko określa czynności zakazane, ale również wskazuje konkretne oczekiwane zachowania ochronne.

3. Czas trwania obowiązku poufności

W umowie NDA należy określić czas jej obowiązywania, wskazując go w miesiącach lub latach.
Nie powinno się zawierać umowy NDA na czas nieokreślony, ponieważ zgodnie z art. 365¹ kodeksu cywilnego zobowiązanie o charakterze ciągłym, które nie ma wyznaczonego terminu, może zostać wypowiedziane przez każdą ze stron z zachowaniem terminów wynikających z umowy, ustawy lub zwyczaju, a w razie ich braku – ze skutkiem natychmiastowym. W praktyce oznacza to, że wypowiedzenie bezterminowej umowy NDA może stworzyć ryzyko ujawnienia chronionych nią informacji poufnych. Warto pamiętać, że umowne ograniczenie czasowe nie ma zastosowania w przypadku informacji poufnych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

4. Kary umowne i odpowiedzialność

Umowa NDA powinna przewidywać konkretne konsekwencje naruszeń — np. karę umowną za ujawnienie danych lub ich wykorzystanie wbrew celowi umowy. Kary te powinny być proporcjonalne do wartości chronionych informacji i realnie odstraszać przed nadużyciem.
Dobrym zabiegiem mającym na celu zabezpieczenie interesów firmy jest również dodanie zapisu w przypadku gdy szkoda w firmie będzie wyższa niż wysokość kary umownej, wówczas zleceniodawca będzie uprawniony do dochodzenia odszkodowania przewyższającego kwotę kary umownej.
Jeżeli w umowie nie będzie zapisów odnośnie kar umownych, wowóczas zlecceniobiorca może odpowiadać na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego. Art. 471 kodeksu cywilnego stanowi, że dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

5. Zachowania stanowiące o naruszeniu umowy o zachowaniu poufności

Strony mogą w umowie określić nie tylko katalog zachowań uznawanych za naruszenie, ale również procedurę postępowania na wypadek takiej sytuacji. W szczególności:

• można nałożyć obowiązek niezwłocznego zawiadomienia drugiej strony o ujawnieniu informacji chronionych,
• można nałożyć obowiązek niezwłocznego zawiadomienia drugiej strony o podejrzeniu ujawnienia informacji chronionych.

Dodatkowo umowa może przewidywać konieczność podjęcia przez stronę naruszającą poufność odpowiednich kroków – zarówno organizacyjnych, jak i technicznych – które mają ograniczyć skutki naruszenia, zapobiec dalszemu rozpowszechnianiu informacji lub pomóc w ich zabezpieczeniu.

6. Postanowienia dodatkowe

Warto w umowie wprowadzić wymóg uzyskania pisemnej zgody za każdym razem, gdy druga strona widziałaby potrzbę ujawnienia informacji, które mogłyby być uznane za poufne. Warto również wskazać właściwość Sądu w przypadku ewentualnego sporu.

Podsumowanie

Dobrze skonstruowana umowa NDA zabezpiecza Twoją firmę przed utratą tego, co często jest jej największą wartością – informacji. W dobie gospodarki opartej na danych, know-how i unikalnych rozwiązaniach, to właśnie wiedza, procedury, strategie czy bazy klientów stanowią realną przewagę konkurencyjną. Brak skutecznych narzędzi prawnych do ich ochrony może prowadzić nie tylko do strat finansowych, lecz także do trwałego osłabienia pozycji rynkowej.

Dobrze przygotowana NDA nie jest jedynie formalnością. To strategiczny dokument, który minimalizuje ryzyko nadużyć, zapobiega nieuczciwej konkurencji oraz wzmacnia pozycję firmy w przypadku ewentualnego sporu.