Jak podpisać umowę, żeby była skuteczna? E-mail, skan czy podpis kwalifikowany

Przedsiębiorca wysyła umowę jako plik PDF. Kontrahent ją drukuje, podpisuje, skanuje i odsyła. Druga strona robi dokładnie to samo.

Projekt rusza. Pojawiają się faktury. Usługa zostaje wykonana.

Po kilku miesiącach dochodzi do sporu. Jedna ze stron powołuje się na ważne postanowienie umowy. Druga odpowiada:

Czy taki argument może być skuteczny?

Tak. W niektórych przypadkach może nawet przesądzić o wyniku sprawy.

Aby zrozumieć dlaczego, trzeba oddzielić od siebie trzy pojęcia, które w codziennych rozmowach często są wrzucane do jednego worka:

Brzmią podobnie, ale mogą prowadzić do zupełnie innych skutków.

Forma dokumentowa

To najbardziej elastyczna z omawianych form.

Wymaga utrwalenia oświadczenia oraz umożliwienia ustalenia osoby, która je złożyła. Nie trzeba składać tradycyjnego podpisu.

Forma dokumentowa może zostać zachowana poprzez e-mail, SMS, komunikator, plik przesłany za pośrednictwem platformy internetowej albo skan dokumentu. Podstawę stanowi art. 77² Kodeksu cywilnego.

Za każdym razem należy jednak zbadać, czy rzeczywiście można powiązać dane oświadczenie z konkretną osobą.

Forma dokumentowa jest powszechnie wykorzystywana w biznesie, nawet jeżeli strony nie używają tej nazwy. Gdy przedsiębiorca potwierdza e-mailem zamówienie, akceptuje kosztorys albo zgadza się na zmianę terminu realizacji, najczęściej właśnie w ten sposób utrwala swoje oświadczenie.

Forma pisemna

Forma pisemna wymaga własnoręcznego podpisu umieszczonego na dokumencie obejmującym treść oświadczenia.

Nie wystarczy samo wpisanie imienia i nazwiska na końcu e-maila. Nie wystarczy również grafika przedstawiająca podpis wklejona do pliku.

Przy tradycyjnym zawieraniu umowy strony mogą podpisać ten sam egzemplarz albo wymienić się dokumentami. W drugim wariancie każdy dokument powinien zawierać oświadczenie jednej strony i jej własnoręczny podpis.

Przykładowo jedna strona może podpisać swój egzemplarz i wysłać oryginał kontrahentowi, a kontrahent zrobić to samo ze swoim egzemplarzem.

Forma elektroniczna

Nazwa może być myląca. Nie każdy dokument utworzony na komputerze zachowuje formę elektroniczną w rozumieniu Kodeksu cywilnego.

Do jej zachowania potrzebne są dwa elementy:

Dopiero takie połączenie daje formę równoważną formie pisemnej.

Dlaczego skan podpisanej umowy jest tak problematyczny?

Skan pokazuje podpis, który został wcześniej złożony na papierze. W pliku elektronicznym znajduje się jednak jedynie jego odwzorowanie.

Nie jest to ani oryginalny podpis własnoręczny na przesyłanym dokumencie, ani kwalifikowany podpis elektroniczny.

Dlatego przesłanie skanu najczęściej wystarczy jedynie do zachowania formy dokumentowej.

Nie oznacza to, że skan jest bezwartościowy. Może stanowić bardzo ważny dowód. Może pokazywać treść uzgodnień i potwierdzać, że konkretna osoba zaakceptowała dokument.

Nie należy więc mylić wartości dowodowej z zachowaniem formy wymaganej pod rygorem nieważności. To dwa różne zagadnienia.

Podpis zaufany nie jest uniwersalnym zamiennikiem długopisu

Podpis zaufany zapewnia większą możliwość identyfikacji niż zwykły skan lub podpis wklejony do pliku. Z tego powodu może być wygodny i wartościowy dowodowo.

W prywatnych umowach nie ma jednak takiego samego skutku jak kwalifikowany podpis elektroniczny.

Nie należy zatem używać go do zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, licząc, że zawsze zastąpi podpis własnoręczny.

Może być wystarczający tam, gdzie potrzebna jest jedynie forma dokumentowa lub gdzie przepisy nie przewidują szczególnych wymagań.

Co z podpisami oferowanymi przez platformy internetowe?

Platformy mogą stosować różne sposoby autoryzacji. Niektóre rozwiązania umożliwiają złożenie kwalifikowanego podpisu. Inne tworzą zwykły podpis elektroniczny lub jedynie zapisują akceptację użytkownika.

Każde z tych rozwiązań może być użyteczne, ale nie każde spełnia wymagania formy pisemnej.

Przed wdrożeniem systemu należy ustalić:

Nie wystarczy, że usługodawca reklamuje możliwość „bezpiecznego podpisywania dokumentów online”.

Trzy możliwe skutki błędu

Niezachowanie wymaganej formy zawarcia umowy może prowadzić do różnych rezultatów.

Jeżeli forma została zastrzeżona pod rygorem nieważności, planowana czynność nie wywoła zamierzonego skutku. Dotyczy to między innymi przeniesienia autorskich praw majątkowych.

W innych przypadkach umowa może pozostać ważna, ale nie wywołać wszystkich następstw, które powstałyby przy zachowaniu wymaganej formy.

Może też zdarzyć się, że umowa będzie ważna, lecz dochodzenie roszczeń przed sądem stanie się trudniejsze.

To zależy od rodzaju czynności, treści przepisów oraz skutku, jaki strony chcą osiągnąć.

Dlatego przed podpisaniem warto sprawdzić nie tylko treść dokumentu, lecz także sposób jego zawarcia.

Masz umowę do podpisania?

Jeżeli masz umowę do podpisania albo nie masz pewności, czy zawarto ją skutecznie, warto sprawdzić to przed powstaniem sporu.