Strona główna / Blog / Artykuł
Zanim podpiszesz umowę, sprawdź z kim ją zawierasz!
Sprawdź, dlaczego przed podpisaniem umowy warto zweryfikować kontrahenta, jego dane, reprezentację i podstawowe informacje rejestrowe.
Grafika wygenerowana przez AIWiększość osób przed podpisaniem umowy skupia się na jej treści. Sprawdza cenę, termin realizacji, termin płatności czy zakres usług. To oczywiście bardzo ważne, ale jest jeszcze jeden krok, o którym wiele osób zapomina.
Najpierw upewnij się, z kim zawierasz umowę i czy ta osoba ma prawo ją podpisać.
To tylko kilka minut, a może uchronić Cię przed poważnymi problemami. Sposób weryfikacji będzie jednak zależał od tego, kto jest drugą stroną umowy. Inaczej sprawdzisz osobę prywatną, inaczej przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, a jeszcze inaczej spółkę wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego.
W każdym z tych przypadków warto sprawdzić nie tylko podstawowe dane, ale również to, kto może skutecznie podpisać umowę i zaciągnąć zobowiązanie w imieniu drugiej strony.
1. Osoba prywatna
Jeżeli drugą stroną umowy jest osoba fizyczna, zacznij od sprawdzenia, czy dane wpisane do umowy są prawidłowe.
Zweryfikuj przede wszystkim:
- imię i nazwisko,
- adres zamieszkania,
- numer PESEL,
- dane z dokumentu tożsamości.
Jeżeli umowę podpisuje osoba działająca w imieniu kogoś innego, poproś o okazanie pełnomocnictwa.
Nie wystarczy zapewnienie, że dana osoba „ma zgodę właściciela” lub „została upoważniona”. Warto sprawdzić, czy z pełnomocnictwa wynika prawo do zawarcia konkretnej umowy lub umów danego rodzaju.
2. Osoba prowadząca działalność gospodarczą
Jeżeli drugą stroną jest przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, jego dane możesz zweryfikować w CEIDG.
Sprawdź przede wszystkim:
- nazwę firmy,
- imię i nazwisko przedsiębiorcy,
- numer NIP,
- status działalności, czyli czy jest aktywna,
- adres wykonywania działalności lub adres do doręczeń.
Jeżeli umowę podpisuje właściciel firmy, co do zasady nie są potrzebne dodatkowe dokumenty potwierdzające jego umocowanie.
Jeżeli jednak dokument podpisuje inna osoba, poproś o pełnomocnictwo i upewnij się, że obejmuje ono zawarcie tej umowy.
3. Spółka
Jeżeli kontrahentem jest spółka wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego, poświęć chwilę na sprawdzenie jej danych w KRS.
Zweryfikuj:
- pełną nazwę spółki,
- numer KRS,
- NIP i REGON,
- adres siedziby,
- sposób reprezentacji spółki.
To jednak nie wszystko.
Najważniejsze jest ustalenie, kto może skutecznie podpisać umowę w imieniu spółki.
W KRS znajdziesz informację, czy spółkę reprezentuje jeden członek zarządu samodzielnie, dwóch członków zarządu łącznie czy np. członek zarządu razem z prokurentem.
Jeżeli umowę podpisuje prokurent lub pełnomocnik, sprawdź również, czy zakres jego umocowania obejmuje zawarcie danej umowy.
Dlaczego warto poświęcić na to kilka minut?
Weryfikacja drugiej strony umowy jest jednym z podstawowych elementów bezpiecznego zawierania umów.
Jeżeli dokument podpisze osoba, która nie była uprawniona do reprezentowania kontrahenta, może to prowadzić do sporów dotyczących ważności lub skuteczności umowy. W praktyce oznacza to niepotrzebne komplikacje, opóźnienia, a czasem także trudności z dochodzeniem swoich praw albo wręcz niemożliwość ich dochodzenia.
Dlatego przed podpisaniem umowy warto poświęcić kilka minut na sprawdzenie danych kontrahenta oraz jego umocowania do działania. To prosta czynność, która może uchronić Cię przed kosztownymi problemami w przyszłości.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy przed podpisaniem umowy warto sprawdzić kontrahenta? +
Tak. Weryfikacja kontrahenta pozwala upewnić się, że zawierasz umowę z właściwą osobą lub podmiotem oraz że osoba podpisująca dokument jest do tego uprawniona. To jeden z podstawowych kroków, który zwiększa bezpieczeństwo zawieranej umowy.
Gdzie sprawdzić dane spółki z o.o. lub innej spółki? +
Dane spółek wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego możesz sprawdzić w wyszukiwarce KRS. Znajdziesz tam m.in. nazwę spółki, numer KRS, NIP, REGON, adres siedziby, a także informacje o osobach uprawnionych do jej reprezentowania oraz sposobie reprezentacji.
Gdzie sprawdzić przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą? +
Przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą możesz zweryfikować w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Rejestr zawiera m.in. dane przedsiębiorcy, nazwę firmy, numer NIP oraz informacje o statusie działalności.
Czy mogę podpisać umowę z pełnomocnikiem? +
Tak, pod warunkiem że pełnomocnik posiada odpowiednie umocowanie. Przed podpisaniem umowy warto poprosić o pełnomocnictwo i sprawdzić, czy obejmuje ono zawarcie danej umowy.
Czy mogę sprawdzić kontrahenta bez jego zgody? +
Tak. Dane ujawnione w KRS i CEIDG są jawne, dlatego każdy może je zweryfikować przed podpisaniem umowy.
Czy osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może działać przez pełnomocnika? +
Tak. Jeżeli umowę podpisuje pełnomocnik zamiast przedsiębiorcy, warto poprosić o dokument pełnomocnictwa i sprawdzić jego zakres.
Najczęstsze błędy przed podpisaniem umowy
- podpisanie umowy bez sprawdzenia kontrahenta,
- brak weryfikacji osoby podpisującej dokument,
- brak sprawdzenia KRS lub CEIDG,
- przyjęcie, że każdy pracownik firmy może podpisać umowę,
- brak sprawdzenia pełnomocnictwa.
Konsultacja prawna
Masz umowę do podpisania?
Nie wiesz, czy druga strona została prawidłowo oznaczona oraz czy osoba podpisująca dokument jest do tego uprawniona? Skontaktuj się ze mną - sprawdzę to dla Ciebie przed podpisaniem umowy.
