Co zrobić krok po kroku, jeżeli klient nie zapłacił faktury?

Wchodzisz na konto bankowe, a pieniędzy za wykonaną usługę nadal nie ma? W takiej sytuacji warto skontaktować się z klientem i wyjaśnić przyczynę opóźnienia. Jednocześnie już na tym etapie powinnaś zabezpieczyć dokumenty, które mogą okazać się potrzebne, jeśli sprawa trafi do sądu.

Sprawdź, co możesz zrobić krok po kroku.

Krok 1. Sprawdź, czy termin płatności rzeczywiście upłynął

Zacznij od sprawdzenia terminu płatności wskazanego na fakturze oraz w umowie, zamówieniu lub korespondencji z kontrahentem.

Zwróć uwagę, czy:

• faktura została prawidłowo wystawiona;
• kontrahent otrzymał fakturę;
• termin płatności został poprawnie obliczony;
• numer rachunku bankowego jest prawidłowy;
• umowa nie uzależnia płatności od odbioru prac, podpisania protokołu albo przekazania dodatkowych dokumentów;
• kontrahent wcześniej nie zgłaszał zastrzeżeń do wykonanej usługi.

Jeżeli na tym etapie nie widzisz żadnych błędów, przejdź do kolejnego kroku.

Krok 2. Zbierz dokumenty potwierdzające wykonanie usługi

Skoro płatności nadal nie ma, warto już na tym etapie zebrać dokumenty dotyczące współpracy, a dokładnie:

• umowę i jej załączniki;
• zaakceptowaną ofertę lub zamówienie;
• prowadzoną korespondencję mailową;
• protokoły odbioru;
• potwierdzenia dostawy towaru;
• przesłane projekty, pliki lub raporty;
• wiadomości, w których kontrahent potwierdza wykonanie usługi;
• wcześniejsze prośby kontrahenta o przesunięcie terminu płatności;
• potwierdzenie doręczenia faktury.

Dopóki klient nie kwestionuje Twojej pracy, faktura może wydawać się wystarczająca, żeby uzyskać zapłatę. Problem zaczyna się wtedy, gdy twierdzi, że usługa nie została wykonana albo nie odpowiadała ustaleniom. Właśnie dlatego zachowaj wszystkie dokumenty potwierdzające przebieg współpracy i całą korespondencję w tym zakresie.

Krok 3. Skontaktuj się z klientem

Zacznij od wysłania krótkiego e-maila z przypomnieniem o płatności. Brak przelewu może wynikać z przeoczenia faktury, błędu po stronie księgowości albo wskazania nieprawidłowego numeru rachunku.

W wiadomości podaj:

• numer i kwotę faktury;
• termin płatności;
• numer rachunku bankowego;
• prośbę o wskazanie, kiedy nastąpi zapłata.

Możesz również zadzwonić do kontrahenta, aby szybciej wyjaśnić sytuację. Pamiętaj jednak, żeby najważniejsze ustalenia z rozmowy potwierdzić później e-mailem. Dzięki temu zachowasz dowód, jakie deklaracje złożył kontrahent i na jaki termin zapłaty się umówiliście.

Krok 4. Wyślij wezwanie do zapłaty

Jeżeli przypomnienie mailowe albo telefoniczne nie przyniosło skutku w postaci płatności zaległej faktury, kolejnym krokiem powinno być wysłanie wezwania do zapłaty.

Co powinno zawierać takie wezwanie?

• dane wierzyciela i dłużnika;
• podstawę żądania zapłaty, np. umowę z określonego dnia;
• numer i kwotę niezapłaconej faktury;
• pierwotny termin płatności;
• dodatkowy termin na zapłatę;
• numer rachunku bankowego;
• informację o naliczaniu odsetek;
• konsekwencje braku zapłaty.

Wezwanie powinno być konkretne. Nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że kontrahent ma wobec Ciebie zaległość. Wezwanie do zapłaty warto wysłać listem poleconym i zachować potwierdzenie nadania.

Krok 5. Sprawdź sytuację kontrahenta

Jeżeli powyższe czynności nadal nie przyniosły rezultatu, warto sprawdzić, czy kontrahent wciąż prowadzi działalność i czy odzyskanie od niego pieniędzy jest realne.

W zależności od formy prowadzonej działalności możesz sprawdzić między innymi:

• wpis w CEIDG albo KRS;
• status działalności;
• sposób reprezentacji spółki;
• aktualny adres kontrahenta;
• informacje o postępowaniu restrukturyzacyjnym albo upadłościowym;
• sprawozdania finansowe spółki, jeśli są dostępne;
• obwieszczenia publikowane w Krajowym Rejestrze Zadłużonych.

Krok 6. Rozważ skierowanie sprawy do sądu

Jeżeli kontrahent nadal nie zapłacił, nie odpowiada na wiadomości albo kwestionuje obowiązek zapłaty, kolejnym krokiem może być wniesienie pozwu.

Podsumowanie

Brak zapłaty jednej faktury nie zawsze musi od razu oznaczać postępowanie sądowe. Czasami wystarczy przypomnienie lub prawidłowo przygotowane wezwanie do zapłaty. Jeżeli jednak kontrahent unika kontaktu, stale przesuwa termin przelewu albo kwestionuje wykonanie usługi, dalsze czekanie może działać na Twoją niekorzyść.